Im Folgenden informieren wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten bei Ihrer Bewerbung als Studieninteressent/in. Sollten darüber hinaus noch Fragen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten offenbleiben, rufen Sie bitte die allgemeinen Datenschutzhinweise  auf oder wenden Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten. 

1            Verantwortlicher

Die Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die:

NORDAKADEMIE gemeinnützige Aktiengesellschaft Hochschule der Wirtschaft
Köllner Chaussee 11
25337 Elmshorn
Telefon: +49 (0) 4121 4090-0
Fax: +49 (0) 4121 4090-40
Mail: info@nordakademie.de

Bei Fragen zum Thema Datenschutz steht Ihnen unser externer Datenschutzbeauftragter gerne zur Verfügung:

Herr Schewior
c/o intersoft consulting services AG
Beim Strohhause 17
20097 Hamburg
E-Mail: dsb@nordakademie.de

2            Kontakt

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten und Ihre Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Soweit wir über unser Kontaktformular Eingaben abfragen, die nicht für eine Kontaktaufnahme erforderlich sind, haben wir diese stets als optional gekennzeichnet. Diese Angaben dienen uns zur Konkretisierung Ihrer Anfrage und zur verbesserten Abwicklung Ihres Anliegens. Eine Mitteilung dieser Angaben erfolgt ausdrücklich auf freiwilliger Basis und mit Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Soweit es sich hierbei um Angaben zu Kommunikationskanälen (beispielsweise E-Mail-Adresse, Telefonnummer) handelt, willigen Sie außerdem ein, dass wir Sie ggf. auch über diesen Kommunikationskanal kontaktieren, um Ihr Anliegen zu beantworten. Diese Einwilligung können Sie selbstverständlich jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Ihre Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme erhalten haben, werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr benötigt werden, Ihr Anliegen vollständig bearbeitet und keine weitere Kommunikation mit Ihnen erforderlich oder von Ihnen gewünscht ist.

Unser Unternehmen hat als datenschutzrechtlich Verantwortlicher zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen. Ein absoluter Schutz kann nicht gewährleistet werden, jedenfalls ist der Versand von unverschlüsselten E-Mails nicht sicher. Wir bitten deshalb darum, sensible Daten nicht mittels unverschlüsselter E-Mail zu versenden, sondern hierfür entweder verschlüsselte Kommunikationswege (z.B. unser Kontaktformular) oder den Postweg zu nutzen.

3            Ihre Rechte

Gerne geben wir Ihnen Auskunft darüber, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen. Darüber hinaus steht Ihnen unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) und das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu.

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO).

Zur Wahrnehmung Ihrer vorstehenden Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an dsb@nordakademie oder postalisch an uns. Die Inanspruchnahme Ihrer vorstehenden Rechte ist für Sie kostenlos.

Sie haben unbeschadet dieser Rechte und der Möglichkeit einer Geltendmachung eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs, jederzeit die Möglichkeit, Ihr Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, geltend zu machen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt (Art. 77 DSGVO).

4            Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitung

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann auf verschiedene Rechtsgrundlagen gestützt werden. Sofern wir Ihre Daten zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Beantwortung von Anfragen Ihrerseits bezüglich eines Vertrages benötigen, ist Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Holen wir für eine bestimmte Datenverarbeitung Ihre Einwilligung ein, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1. S. 1 lit. a DSGVO. Einige Datenverarbeitungen führen wir auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses durch, wobei stets eine Abwägung zwischen Ihren schutzwürdigen Interessen und unseren berechtigten Interessen vorgenommen wird. Rechtsgrundlage hierbei ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

Dauer der Datenspeicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Nachfolgend erläutern wir, wie wir personenbezogene Daten über unsere Website verarbeiten.

5            Datenverarbeitung bei Website-Aufruf

Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, also, wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln (z.B. über ein Kontaktformular), erheben wir folgende technischen Informationen (Logfile-Daten):

– Betriebssystem des Endgerätes, mit dem Sie unsere Website besuchen
– Browser (Typ, Version & Spracheinstellungen)
– die abgerufene Datenmenge
– die aktuelle IP-Adresse des Endgerätes, mit dem Sie unsere Webseite besuchen
– Datum und Uhrzeit des Zugriffs
– die URL der zuvor besuchten Webseite (Referrer)
– die URL der (Unter-)Seite, die Sie auf der Website abrufen
– der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems

Die Erhebung dieser Daten ist technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Uns ist regelmäßig nicht bekannt, wer sich hinter einer IP-Adresse verbirgt. Wir führen die oben aufgeführten Daten nicht mit anderen Daten zusammen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Da die Erhebung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung in Logfiles für den Betrieb der Internetseite und zum Schutz vor Missbrauch zwingend erforderlich sind, überwiegt an dieser Stelle unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.

Datensicherheit

Wir haben umfangreiche technische und betriebliche Schutzvorkehrungen getroffen, um Ihre Daten vor zufälligen oder vorsätzlichen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsverfahren werden regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst.

Datenübermittlung

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, oder die Datenweitergabe ist zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich oder Sie haben zuvor ausdrücklich in die Weitergabe Ihrer Daten eingewilligt.

Externe Dienstleister und Partnerunternehmen wie z.B. ein mit der Lieferung beauftragtes Versandunternehmen erhalten Ihre Daten nur, soweit dies zur Abwicklung Ihres Auftrags erforderlich ist. In diesen Fällen beschränkt sich der Umfang der übermittelten Daten jedoch auf das erforderliche Minimum. Soweit unsere Dienstleister in unserem Auftrag Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, stellen wir im Rahmen der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO sicher, dass diese die Vorschriften der Datenschutzgesetze in gleicher Weise einhalten. Bitte beachten Sie auch die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter. Für die Inhalte fremder Dienste ist der jeweilige Diensteanbieter verantwortlich, wobei wir im Rahmen der Zumutbarkeit eine Überprüfung der Dienste auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen durchführen.

Wir legen Wert darauf, Ihre Daten innerhalb der EU / des EWR zu verarbeiten. Es kann allerdings vorkommen, dass wir Dienstleister einsetzen, die außerhalb der EU / des EWR Daten verarbeiten. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass vor der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ein angemessenes Datenschutzniveau, dass mit den Standards innerhalb der EU vergleichbar ist, beim Empfänger hergestellt wird. Dies kann beispielsweise über EU-Standardverträge oder Binding Corporate Rules oder besondere Übereinkommen, deren Regelungen sich das Unternehmen unterwerfen kann, erreicht werden.

6            Bewerben als Studieninteressent/in

Wenn Sie sich auf unserer Website um einen Studienplatz bewerben, müssen Sie zunächst einen Online-Test abschließen. Die hierbei von Ihnen erhobenen Daten entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung auf der Website des Online-Tests.

Im Folgenden finden Sie die Datenschutzhinweise bezüglich der Bewerbung als Studieninteressenten/in.

6.1           Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Dazu zählen folgende Datenkategorien:

Bachelor und Master Bewerbung:

• Bewerberstammdaten
• Bewerbertestdaten
• Bewerberfreigabedaten

Bachelor und Master Immatrikulation:

• Bewerberstammdaten
• Studentenrechnungsinformationen
• Studentenstammdaten
• Studentenkrankenkassendaten
• Hochschulstatistikdaten

Sonstige Angaben:

• Freiwillige und sonstige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen.

6.2           Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Bewerbung:

• Die Daten werden vom Bewerber eingegeben über Formulare oder die Testfragen bzw. die Daten werden als PDFs oder andere Dokumente hochgeladen.
• Die Ergebnisse der Tests werden aus den eigegebenen Testfragen errechnet und kommen aus eigenen Systemen oder von Metor16 und OASYS.

Immatrikulation:

• Bewerberstammdaten und Bewerberfreigabedaten aus der Bewerbung
• Studentenrechnungsinformationen, Studentenstammdaten, Studentenkrankenkassendaten, Hochschulstatistikdaten werden zusätzlich vom zukünftigen Studierenden eingegeben.

6.3           Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Der Zweck der Verarbeitung ist grundsätzlich die Durchführung der Bewerbungen und Immatrikulation im Sinne des Verfahrens. Weiterhin können Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich sein sollte. Außerdem können Bewerbungsdaten im Rahmen des Verfahrens an interne Stellen weitergegeben werden. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO.
Unter Umständen können personenbezogene Daten auch durch eine Einwilligung verarbeitet werden. Dies ist der Fall, wenn eine Einzugsermächtigung für ein Sepa-Mandat, eine Weitergabe an den Alumniverein und ein Ausbildungsunternehmen erfolgen soll. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO.
Zudem erfolgen Verarbeitungen personenbezogener Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. c DSGVO: Verarbeitungen der pseudoanonymisierten Bewerberstammdaten, Studentenstammdaten, Hochschulstatistikdaten für das Statistische Landesamt gem. dem Gesetz der Unterrichtung nach § 17 Bundesstatistikgesetz. Eine weitere Verarbeitung erfolgt im Sinne der Krankenkasseninformationen gem. § 199a SGB V bei krankenversicherten Studenten.

6.4           An wen werden die Daten weitergegeben?

Bewerbung:

• Weitergabe der Bewerberstammdaten und Bewerbertestdaten an Ausbildungsunternehmen nach Freigabe durch die Bewerber (Bachelor)
• Weitergabe der Bewerberstammdaten für den Immatrikulationsprozess

Immatrikulation:

Die unten genannten Weitergaben sind nur gültig, wenn die Immatrikulation durchgeführt wurde. Sollte im Vorfeld der Prozess abgebrochen werden, dann gelten die Regeln aus der Bewerbung.

• Weitergabe der pseudoanonymisierten Bewerberstammdaten, Studentenstammdaten, Hochschulstatistikdaten an das Statistische Landesamt gemäß Gesetz der Unterrichtung nach § 17 Bundesstatistikgesetz
• Weitergabe der Bewerberstammdaten, Studentenstammdaten, Studentenrechnungsinformationen an die interne Buchhaltung und an Datev.
• Weitergabe der Bewerberstammdaten, Studentenstammdaten an HubSpot für das interne Marketing
• Weitergabe der Bewerberstammdaten, Studentenstammdaten, Studentenkrankenkassendaten an gesetzliche Krankenkassen (Gesetz zur Meldung der elektronischen Meldung der Krankenkasseninformationen (§ 199a SGB V Informationspflichten bei krankenversicherten Studenten))
• Weitergabe der Bewerberstammdaten, Studentenstammdaten im Rahmen des Studiums an Dozierende und Prüfer, soweit erforderlich
• Weitergabe der Bewerberstammdaten, Studentenstammdaten an den Alumni Verein, soweit eine Einwilligung vorliegt
• Weitergabe der Bewerberstammdaten, Studentenstammdaten an Ausbildungsunternehmen um die Einsicht in die Prüfungsakte sowie die Rechnungsstellung zu ermöglichen (Bachelor)

6.5           Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Grundsätzlich speichern wir Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für die Bewerbung oder Immatrikulation erforderlich ist. Die Daten werden zu Beginn der neuen Bewerbungsphase im Mai für alle 2 oder länger zurückliegende Bewerberjahre anonymisiert. Dies passiert über das Anstoßen eines Skriptes. Dabei werden die Daten Vorname, Nachname, Adresse, E-Mail gelöscht und das Geburtsjahr auf den 01.01 des Geburtsjahres gestellt. Bewerber, die zu Studierenden geworden sind, werden nur pseudoanonymisiert. Sollten die Daten aufgrund einer Immatrikulation ins Verwaltungssystem übernommen worden sein, werden die Daten für den Erhalt einer reduzierten Prüfungsakte für die Dauer von 50 Jahre nach der Exmatrikulation gespeichert.